電子帳簿保存法・・・なにそれ？？

ほとんどの方は、「電子帳簿保存法」が改正されましたよ！
と聞くと、？？？なにその電子なんとかってやつは。。。となると思います。
実際私も税理士さんから聞いた時にそう思いました。

この言葉を知っていたのは税理士さんや会計士さん、企業の経理担当などの経理に関係する職業の方々がほとんどでしょう。

何も知らないことが、改正されましたと言われてもよくわからないですよね(^^;
しかもほぼ全ての事業者に関係するということなので当社も他人ごとではありません！

このブログでは、その電子帳簿保存法の概要と何が改正されるのか、また改正後当社でサポートできることは何かを書かせて頂きます。

①電子帳簿保存法とはなにか
電子帳簿保存法とは、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律のことです。
今までは紙で保存が義務付けられていた帳簿書類を今後は電子データで保存をするための要件や、電子データでやりとりをしていた取引情報の保存義務などを定めた法律です。

②何が改正されるのか
昨今、企業においてもamazonや楽天、モノタロウなどからも通販で仕入れや備品購入を少なからず行っていると思います。
それが一つでも当てはまれば御社も電子取引を行っていることになります。
そのような業者は全て対象となり、令和4年1月1日から電子取引に関し電子データ（メールや電子FAX、通販サイトから取得した領収書や請求書など)は紙ではなく電子データで保存しなければならなくなった。
※しかしあまりにも突然の改正に準備が追い付かない事業者の為に2年間の猶予が付きました。

③当社がサポートできること
電子取引データは「真実性」や「検索性」を確保しながら5~10年データを保存しなければなりません。

[真実性とは]
以下の4つのなかでいずれかを満たしていること
①取引情報に係るデータについて、訂正削除の記録が残る、または訂正削除ができないシステムを利用すること
②発行者がタイムスタンプを付与する
③受領者がタイムスタンプを付与する
④事務処理規定を作成し、正当な理由のない訂正削除を防止する

[検索性とは]
以下の３つの要件を満たしていること
①保存したデータ名に取引年月日その他の日付、取引金額、取引先情報を入れて検索できるようにする
②日付または金額の範囲指定により検索できるようにする
③2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて検索できるようにする

※可視性という条件もありますが、これはそのデータ類をパソコンのモニタで閲覧することができ、プリンタから出力できればいいということなので、ほとんどの事業者は問題無いかと思います。

さて、当社にてサポートできる範囲ですが、上記真実性と検索性を担保できるシステム導入や規定作成のサポート、データ保存システムの導入と運用となります。
しかし、タイムスタンプや専用システム導入は初期費用や継続利用費用がかさむため、現実的ではないと考えます。
既に導入されている事業者様はそのままご利用頂けますが、そうでない事業者様に関してはあまりおススメできません。

システムをお持ちで無い事業者様におススメな手段としては以下のようになります。
・真実性の担保として、「事務処理規定を作成し、正当な理由のない訂正削除を防止する」
・検索性の担保として、上記3つの要件を満たす保存方法でのデータ保存、エクセルでの検索システムを作成
・少なくとも10年は保存できる保存システムの構築(NASやクラウドでの保存)
この方法であれば、多額の費用を支払うことなく今回の改正に対応できます。

先ほども記載しましたが、既に猶予が2年もありません。
令和6年1月1日からは必ず行わなければならない法律です！
違反すると青色申告が受けられなくなる場合もあるようです。

余裕を持って準備をしましょう！
まずは顧問税理士さんなどにご相談頂くことが望ましいかと思います。

詳しくは、国税庁のサイトをご覧ください。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf