2024/10/15 お役立ち情報 業務改善 IT導入したのに業務効率化が進まない？正しい運用と見直すべきポイント
IT導入当初は業務効率化へ期待していたけれど、時間が経つにつれて「システムと業務がミスマッチしている。」「システムの使い方がいまいちわからない。」など、従業員から不満の声が聞こえ、不安を感じていませんか？
多くの企業では、多額の投資をしてIT導入をしたけれど、期待した効果が得られないというジレンマに悩まされている担当者さんは多くいらっしゃいます。
それもそのはず、IT導入をしただけで業務効率化につながるわけではないからです。
そこで今回はなぜIT導入が失敗に終わってしまうのか、その原因と成功させるための具体的な方法や正しい運用についてご紹介します。
なぜIT導入が失敗に終わるのか
せっかくIT導入を行ったのにもかかわらず、なぜ従業員の不満の声が上がるなどして失敗に終わってしまうのでしょうか。
それは、導入したシステムが、実際の業務内容やフローに合っていないため、使い勝手が悪く、かえって業務効率を下げてしまうことが原因として挙げられます。
システム導入の際に現場で働く従業員の意見が十分に聞き出されず、使いづらいシステムになってしまっているケースも少なくありません。
また、システムの操作方法が複雑であったり、十分な研修が行われていなかったりするため、従業員が使いこなせず、不満に感じてしまうことがあるからなのです。
《IT導入が失敗に追ってしまう理由》
・実際の業務とのミスマッチ！
・従業員の意見が反映されてないシステムが導入！
・使い勝手が悪く操作に慣れない！
正しいシステムの運用方法
ITシステム導入後に、業務効率化へ繋がり従業員の満足度向上へつなげるためには、導入前の準備が一番重要です。
まずは、なぜITシステムを導入するのか、どのような課題を解決したいのかを明確にすることが一番大切です。
そして、システムを利用する従業員へのヒアリングを行い、現場の意見を反映させることが必要となってきます。
また、システム導入後は従業員がスムーズにシステムを使いこなせるよう、丁寧な操作指導や研修を行う必要があります。
システムを一度導入したら終わりというわけではありません。現場の声に常に耳を傾け、新しい機能の追加や修正などを行い常に最適な状態で運用することがさらなる業務効率化へと繋がります。
＜ITシステム導入の成功事例の声を紹介＞
・運送業のケース
従来利用していた運行管理システムは初期費用が高く、維持費もかさむなど経済的負担が多かったです。また、システムのバージョンアップやトラブル対応に時間がかかり、業務の妨げになっていました。
しかし、費用削減のために従来のシステムからサブスクのクラウドタイプにしたことで月額の保守費用が大幅に削減。さらに、LINE WORKSの導入により場所を選ばずに作業することが可能となり業務効率が大幅にアップしました！
・建設業のケース
従来は予定表をエクセルで作成し、NASに保存して皆で共有していました。しかし、リアルタイムで情報共有ができないためミスが発生したり作業が滞ったりすることも。
そこで、これらを解決するためにクラウドストレージに切り替えてみました。従業員が同時にファイルにアクセスすることも可能で、リアルタイムで情報を共有することができるようになりストレスが激減！業務効率が100倍上がったほどです。
システム会社との信頼関係
ITシステムの導入は、システム会社との連携が不可欠です。信頼できる専門のITシステム会社を選定することが成功への鍵となります。
システム会社によっては担当者の入れ替わりが多いところもあるようですが、やはり担当者は同じ人がいいと感じるかたも多いのではないでしょうか。
同じ担当者がずっとサポートしてくれることは、企業の担当者様にとって「この人なら自社の様子をわかってくれる！」という安心感へとつながります。
口コミサイトなどを利用してリサーチしてみるのもいいでしょう。
そして、自社の予算に合わせた費用プランも重要になってきます。予算に柔軟に対応してくれる会社を選ぶことも大切です。
まとめ
ITシステムの導入は、単なるシステム導入ではありません。業務プロセス全体を見直し業務効率化を実現させるためのものでなくてはなりません。
成功させるためには導入前の準備、導入後の運用、そしてシステム会社との連携をしっかりと行うことが、業務効率化と従業員の満足度向上へと繋がります。
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