2024年がスタートし、1月から改正電子帳簿保存法が完全義務化されました。今まで紙ベースで行っていた経理書類等を電子データで保存しなければならず、法人・個人事業者は対応が必要となってきます。しかし、電子データの保存をどのようにすればいいのかわからない経理担当者の方も多いのではないでしょうか。本記事では、改正電子帳簿保存法に対応するためのステップについてご紹介します。

電子帳簿保存法の対象となる書類の把握をしましょう

改正電子帳簿保存法は、帳簿や決算関係書類、取引先とのやりとりした請求書や領収書などの書類を、データで保存するためのルールを定めたものです。これにより、企業は紙の文書だけでなく、電子データとしても取引履歴を保存する必要が生じてきました。

改正電子帳簿保存法の対象となる主な書類には、帳簿や決算書、取引先とのやりとりした請求書や領収書が含まれ、具体的には以下のような電子取引が対象となります。

・メール添付で交付・受領した請求書
・ウェブサイト上でダウンロードした領収書
・スマホアプリ決済の利用明細
・クレジットカードの明細
・インターネットバンキングの振り込みに関する取引情報
・クラウドサービスで交付・受領した請求書や領収書 など

 

電子取引データの保存方法を決めましょう

今までは、電子取引データをプリントアウトしてファイリングして整理していたという経理担当者の方も多いと思います。
しかし、2024年1月からは電子取引データで保存し整理しなければなりませんが、どのように保存しなければならないのか疑問に感じているのではないでしょうか。

以下の3つの準備を行う必要があるのでチェックしていきましょう。

・改ざん防止のための措置をとる必要
・「日付・金額・取引先」で検索できる必要
・ディスプレイやプリンタ等を備え付ける必要

これらを行ったうえで、どのようにデータを保存するか、そしてどこに保存するかを検討する必要があります。
クラウドサービス、内部サーバー、専用のデータベースなど様々な方法がありますが、会社のニーズやセキュリティに合わせて決定します。

電子取引データを保存しなかった場合は罰則も

法律の要件や規定を守らないことが悪質であると認定されたり、税務調査で帳簿書類の提示要求に応じなかった場合に、以下の厳しい制裁が課せられることがあります。

・重加算税が10％加重される措置
・青色申告の承認取り消し措置
・100万円以下の過料が科せられる措置

電子帳簿保存法に対応するためには

法律を順守しない場合、罰則もある電子帳簿保存法へ適応させるために多くの企業が戸惑いを隠せないのではないでしょうか。企業においてシステムに詳しいスタッフが不足している場合は、外部の専門家を活用するのも一つの案です。

法令に基づくデータ管理や体制設備は、法的なリスクを最小限に抑えるために必要不可欠です。適切なデータ管理体制を構築するためには専門的な知識とアドバイスが重要で、外部の専門家の協力を得ることによって最新の法令に対応したデータ管理手法を導入することができます。法的リスクに対処することて安心感も得られるのではないでしょうか。

浜松・掛川で電子帳簿保存法に対応したIT環境づくり支援

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改正電子帳簿保存法が開始されたことで、IT業務に時間を取られてしまう経理担当者の「困った」に寄り添うためサポートを行っています。

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